Nous sommes conscients que ça sera la Clé de notre réussite.
Pour un bon déroulement il est nécessaire que chacun se sente en paix, nous avons mis en place dans le chapitre « principes relationnels » le cadre de sécurité.
Une tâche de la gouvernance est de veiller à ce que chacun ait eu accès à tous les documents indispensables à l’entrée dans les différentes tâches et types de réunions. Documents disponibles dans les outils pour coopérer.
Une liste de contrôle sera établie et validée par chacun.
Le rôle de la gouvernance est la méthode, l’organisation d’acter la vision pour arriver au but.
Pour ce faire, nous allons devoir choisir les modes de fonctionnement.
Nous avons choisi la ligne coopérative pour l’intérêt du groupe, pour pouvoir créer du « Nous ».
Le mot « pouvoir » doit bien être compris et utilisé comme « pouvoir de » et non « pouvoir sur ».
Dans cette coopération, chacun doit pouvoir répondre à :
– suis-je prêt à renoncer à mon « je veux » ?
– suis-je prêt à renoncer à me battre ?
– est-ce que j’œuvre avant tout pour moi ou pour le collectif ?
L’organe suprême est constitué des membres souches (4 ans dans le projet, volontariat de 36h par mois ou contrepartie en don financier de 900.- frs par mois), des membres permanents (plus de deux ans dans le projet, volontariat de 36h par mois ou contrepartie en don financier de 900.- frs par mois ) et des membres intégrés (1 an dans le projet,volontariat de 36h par mois ). Ils prennent leurs décisions dans les séances plénières .
Pour les changements de la raison d’être, de la vision et du cadre de sécurité, seuls les membres souches pourront participer au processus de décision.
Pour d’autres décisions stratégiques et financières, les membres souches et les membres permanents pourront participer au processus de décision.
Pour toutes les autres décisions tous les membres souches, les membres permanents et des membres intégrés pourront participer au processus de décision (sauf les éventuels auditeurs).
Les décisions sont prises par consentement à partir de propositions concrètes et argumentées, formulées selon la trame type proposée; les propositions sont élaborées par les membres du cercle ou par des groupes de travail missionnées par le cercle. La possibilité de présenter des propositions permet l’expression des initiatives individuelles ou collectives, et leur formulation claire optimise le temps collectif.
Coresponsabilité et engagement : chacun est co-responsable des décisions prises par le cercle, de leurs conséquences et leur bonne mise en oeuvre. Des sous-responsables sont cependant nommés pour répartir la gestion des différents secteurs.
Pour ce faire il est nécessaire de :
- lister les rôles nécessaires pour notre fonctionnement en séance (exemple : facilitateur-trice, scribe, rédacteur-trice du PV, gardien-ne du temps, observateur-trice des émotions, maître du snack, garant du déroulement participatif de la réunion)
- lister les rôles nécessaires pour notre fonctionnement administratif et organisationnel (exemple : accueil, gestion administrative, comptabilité, conciergerie, jardins, poules, etc)
- créer un document descriptif des charges précis pour chaque rôle, de façon collaborative
- procéder à une élection sans candidat pour attribuer les rôles
- planifier très à l’avance des réunions de gouvernance bi-mensuelles récurrentes pour adapter la structure en fonction des tensions (très important)
- évaluation (donner la parole à chaque participant pour exprimer comment s’est déroulée la réunion : y a-t-il quelque chose que l’on puisse améliorer ?)
Différents types de réunions et qui participe aux décisions :
- les réunions plénières (les membres permanents), 1 chaque 2 mois
- les réunions informelles, chaque semaine
- les groupes de travail (selon délégation dans une réunion plénière)
- les commissions permanentes (selon délégation dans une réunion plénière)
Les outils pour coopérer
L’avantage de collaborer, c’est que l’intelligence du groupe est supérieure à l’intelligence individuelle. Pour faire les meilleurs choix pour notre projet, nous avons donc décidé de collaborer. Dans la collaboration nous considérons impératif d’éviter les non-dits liés par exemple à la peur de ne pas être entendu ou de se tromper. Nous avons conscience de l’importance de la qualité de la communication entre nous et des efforts encore à faire pour l’améliorer.
Toutefois, l’expérience d’une gouvernance agile et efficace nous a enseigner à ne pas soumettre toutes les questions à une intelligence collective afin de ne pas péjorer le temps d’action ( mise en oeuvre ) et les plannings à respecter.
Nous sommes actuellement une petite équipe qui a l’occasion de se rencontrer de visu de manière régulière et nous avons choisi de nous réunir pour faire ensemble des journées de travail.
Comme nous souhaitons accueillir d’autre membres dans notre équipe, nous avons décidé de nous mettre aux outils participatifs afin d’optimiser la dynamique du travail de chacun à distance, pouvoir décider avec tous les éléments, éviter le travail fait à double d’une manière individuelle.
Il nous semble aussi important de pouvoir partager avec d’autres groupes sur des réussites ou des échecs qui enrichissent l’expérience collective afin d’économiser un certain nombre d’expériences sur un sujet à créer, à développer dans notre projet Terre de Vie ou dans celle d’autres amis.
Nous prévoyions mettre toute notre démarche sur notre site internet afin que notre expérience profite à tous.
L’usage attendu des outils collaboratifs pour notre projet nous a amenés à nous questionner.
En tant que petit groupe initiateur du projet
nous souhaitons pouvoir rendre visibles les différentes étapes et formes du projet
afin que d’autres personnes aient envie de s’impliquer et s’impliquent dans notre projet.
Pour la collaboration entre les membres d’un projet d’oasis, « Terre de Vie » a choisi les méthodes et les outils suivants :
à réévaluer avec Issey .
Un outil réceptacle, une gare, pour centraliser toutes les informations et les accès aux outils en ligne -> yeswiki
http://ebook.coop-tic.eu/francais/wakka.php?wiki=YeswikI
Un outil pour co-écrire, notamment lors de réunions à distance -> etherpad
http://ebook.coop-tic.eu/francais/wakka.php?wiki=EtherpaD
Un outil pour remplir un tableau en ligne (budget, annuaire…) -> google sheet
http://ebook.coop-tic.eu/francais/wakka.php?wiki=GoogleDocumentsgoogleDrive
Un outil pour partager des documents de grande taille -> dropbox
http://ebook.coop-tic.eu/francais/wakka.php?wiki=DropboX
Un outil pour cartographier les idées, par exemple pour prendre des notes en réunions -> freeplane
http://ebook.coop-tic.eu/francais/wakka.php?wiki=FreeplanE
Un outil pour communiquer à distance -> skype
http://ebook.coop-tic.eu/francais/wakka.php?wiki=SkypE
Le choix de promotion
Nous avons déjà des relations professionnelles qui nous ont préparé des documents nécessaires à la promotion.
Nous avons dans nos ressources des professionnels :
Notaire
Géomètre
Architecte
Ingénieur civil
Entreprise de construction naturelle
Notre choix est de faire de l’autopromotion.
Pierre-Alain Indermuhle a déjà eu l’expérience de suivre un chantier de construction et rénovation en zone agricole.